메일 답장 초안 맡기기

메일 답장을 쓸 때 결론은 금방 나오는데 문장 다듬느라 시간이 가요. 받은 메일과 내 결론 한 줄, 원하는 톤을 같이 주면 AI가 초안을 써 줘요. 결론은 내가 정하고, 문장은 AI가 옮기는 거예요.

비서한테 메모를 넘기는 것과 같아요

비서한테 '수락, 단 일정은 다음 주로'라고만 말하면 비서가 문장을 쓰잖아요. 메일도 같은 방식이에요. 내가 정해야 하는 건 결론이에요. 수락할 건지, 거절할 건지, 조건을 붙일 건지. 그 결론만 한 줄로 적어 주면, 문장으로 옮기는 건 AI가 해 줘요.

이때 톤을 같이 말해 주면 결과가 달라져요. '정중하게'와 '간결하게'는 서로 다른 문장이 나오거든요. '3문장 이내'처럼 길이까지 정해 주면 더 좋고요. 톤을 안 정해 주면 AI가 무난한 쪽으로 알아서 골라요. 그게 내가 원하는 것과 다를 수 있어요.

실제로 이런 장면

월요일 아침, 거래처에서 미팅 일정 변경 메일이 왔다고 해 볼게요. 이번 주는 안 되고 다음 주로 미루고 싶은데, 그걸 정중하게 쓰려니 문장을 고치고 또 고치게 돼요. 이때 받은 메일을 붙여 넣고 '내 답의 결론: 다음 주로 변경 요청, 정중하게, 3문장 이내'라고만 쓰면 초안이 나와요. 그 초안에서 어색한 표현만 고치면 되거든요.

사장님이라면 고객 문의 답장이 떠오를 수 있어요. 문의 내용을 붙여 넣고 '견적은 내일 보내겠다, 친절하지만 간결하게'라고 결론과 톤을 주면 돼요. 매번 비슷한 답장을 보낸다면, 잘 나온 초안을 메모해 뒀다가 다음에 톤만 바꿔서 다시 쓸 수도 있고요.

가리고 붙이는 습관

받은 메일에는 상대 이름, 연락처, 서명이 들어 있어요. 그대로 클라우드 AI에 붙이면 개인정보가 외부로 넘어가요. 이름과 연락처를 가리는 건 첫 단계예요. '김부장'은 '담당자님'으로 바꾸고, 전화번호는 지우세요. 본문이나 인용 스레드, 첨부에도 상대 정보가 남아 있을 수 있으니 한 번 더 살피고, 회사에서 허용한 서비스를 쓰세요.

메일 서명에는 회사 주소, 전화번호, 직급이 한꺼번에 들어 있어서 서명 부분을 통째로 지우는 게 가장 쉬워요. 회사 자료를 AI에 넣기 전에 가릴 것을 먼저 보는 습관은 메일 답장을 맡길 때도 그대로예요.

AI가 슬쩍 바꿔 놓는 것

AI가 숫자나 날짜를 바꿔 놓을 때가 있어요. 원래 메일에 '10월 28일'이라고 적혀 있었는데 초안에 '10월 29일'로 바뀌어 있는 식이에요. 금액도 마찬가지고요. 자신감 있는 말투로 쓰니까 바뀐 걸 눈치채기 어려워요.

그래서 초안이 나오면 보내기 전에 숫자, 날짜, 이름을 원본 메일과 대조하세요. 거기서 끝이 아니에요. 내 결론이 그대로 들어갔는지, 조건이나 약속이 바뀌지 않았는지, 빠진 내용은 없는지, 톤이 맞는지까지 확인해야 해요.

바로 써먹는 방법

1. 받은 메일에서 이름·연락처·서명을 가린 뒤 붙이고, '내 답의 결론: ○○' 한 줄을 적으세요.
2. 톤을 지정하세요. 정중하게, 간결하게, 3문장 이내 같은 식으로요.
3. 초안이 나오면 숫자·날짜·이름을 원본과 대조하고, 결론·조건·톤이 내 뜻과 맞는지 확인한 뒤 보내세요.
4. 잘 나온 초안은 메모해 두고, 비슷한 메일에 톤만 바꿔 다시 쓰세요.

오늘 바로 해볼 것

답장할 메일이 있다면, 이름·연락처·서명을 지우고 아래 칸을 채워서 AI에 붙여 넣어 보세요. 초안이 나오면 숫자·날짜·이름을 원본과 대조하고요.

아래는 받은 메일이야 (이름·연락처·서명은 지웠어).
---
(받은 메일 본문 붙여넣기)
---
내 답의 결론: (수락 / 거절 / 조건부 수락 등 한 줄)
톤: (정중하게 / 간결하게 / 친근하게)
길이: (3문장 이내)
메일 형식으로 써 줘.
못 채운 칸이 있으면 나한테 하나씩 물어봐 줘.